Comarch a możliwości wykorzystania systemów informatycznych w różnych branżach
Zmiana systemu wykorzystywanego w codziennej pracy przedsiębiorstwa zwykle wiąże się z większą liczbą decyzji, niż wynikałoby to z samego wyboru skryptu. Przed rozpoczęciem prac należy ustalić, jakie informacje są obecnie wykorzystywane, gdzie powstają dane i w jaki sposób trafiają pomiędzy poszczególnymi działami. W praktyce problemy na prawdę bardzo często pojawiają się nie podczas samej instalacji, lecz przy próbie odwzorowania dotychczasowych procesów.
Jeden dział może używać inne oznaczenia niż drugi, a część danych może być przechowywana w arkuszach lub osobnych aplikacjach. W takich ustaleniach wdrożenia Comarch wymagają wcześniejszego uporządkowania sposobu pracy, ponieważ przeniesienie niejednolitych informacji do nowego środowiska może później utrudniać ich użycie. Ważne staje się również ustalenie, które czynności powinny zostać zrealizowane automatycznie, a które wciąż będą wymagały udziału pracownika.
Zakres prac zależy między innymi od tego, jak rozbudowana jest organizacja i ilu użytkowników będzie korzystać z poszczególnych funkcji. Zupełnie inaczej wygląda przygotowanie systemu dla niewielkiego przedsiębiorstwa, a przeciwnie dla firmy, w której sprzedaż, magazyn, księgowość i administracja korzystają ze wspólnych danych. Oprogramowanie Comarch może obejmować różnorakie obszary działalności, dlatego przed konfiguracją trzeba określić, jakie moduły są de fakto potrzebne. Sam dostęp do większej liczby funkcji nie znaczy konieczności ich uruchamiania. Zbyt rozbudowana konfiguracja może powodować, że pracownicy będą mieli do dyspozycji opcje, których nie wykorzystują w swojej pracy. Z kolei zbyt wąski zakres może prowadzić do pozostawienia części procesów oprócz systemem. Takie decyzje mają później wpływ na sposób rejestrowania operacji i obieg informacji między stanowiskami.
Osobnym zagadnieniem pozostaje przygotowanie danych przed rozpoczęciem właściwej pracy. W kartotekach mogą znajdować się nieużywane pozycje, powtarzające się kontrahenci, stare oznaczenia towarów czy informacje, które wymagają aktualizacji. Przeniesienie wszystkiego bez wcześniejszej sprawdzeniu nie za każdym razem jest rozsądnym rozwiązaniem, ale całkowite pominięcie starszych danych też może utrudnić dostęp do potrzebnych informacji. W praktyce zakres migracji powinien być ustalany na podstawie tego, jakie dane są potrzebne w następnej pracy oraz jakie obowiązki wymagają zachowania wcześniejszych zapisów. Znaczenie ma także sposób nadawania uprawnień. Pracownik zajmujący się magazynem nie musi posiadać takiego samego dostępu jak osoba prowadząca rozliczenia, a możliwość wykonywania określonych operacji powinna odpowiadać zakresowi obowiązków. Wdrożenia Comarch obejmują zatem także decyzje organizacyjne, które nie są widoczne na ekranie kodu, niemniej jednak wpływają na późniejsze używanie z systemu.
Pierwszy okres po uruchomieniu rozwiązania umożliwia zweryfikować, czy przyjęte uprzednio założenia odpowiadają rzeczywistym sytuacjom występującym w zakładzie produkcyjnym. Dopiero w trakcie codziennej pracy mogą ujawnić się nietypowe przypadki, brakujące ustawienia lub procedury, które na etapie przygotowań wydawały się wystarczające. Z tego względu ważne jest zbieranie informacji od ludzi, którzy de facto wykonują poszczególne operacje. Ich uwagi mogą dotyczyć choćby liczby wykonywanych czynności, kolejności wprowadzania danych czy sytuacji występujących wyłącznie w określonych okresach roku. Oprogramowanie Comarch jest wtedy nie tyle samodzielnym elementem organizacji pracy, ile narzędziem, którego konfiguracja musi uwzględniać przyjęte zasady działania. Każda zmiana może mieć konsekwencje w innym obszarze, dlatego modyfikowanie ustawień wymaga sprawdzenia, jak wpłynie ono na pozostałe procesy i użytkowników.
Zobacz również: oprogramowanie comarch erp optima.
