Integracja systemów Comarch – wymiana danych z innymi rozwiązaniami

Zmiana systemu wykorzystywanego w codziennej pracy na prawdę często zaczyna się od z pozoru niedużych trudności. Jeden dział prowadzi swoje zestawienia, inny korzysta z osobnych plików, a część informacji jest przekazywana pocztą elektroniczną albo w formie papierowych dokumentów. Przy małej liczbie operacji taki sposób działania może nie powodować większych komplikacji, natomiast wraz ze wzrostem liczby klientów, zamówień i dokumentów coraz znacznie trudniej utrzymać spójność danych.

Właśnie na tym etapie pojawia się potrzeba rozważenia, jak powinien działać system informatyczny i jakie zadania ma w rzeczywistości obsługiwać. Oprogramowanie Comarch może być rozpatrywane w zależności od zakresu działalności oraz potrzeb konkretnej organizacji, ale przed wyborem rozwiązania warto najpierw opisać obecne procesy. Pominięcie tego kroku na prawdę bardzo często prowadzi do sytuacji, w której system zostaje skonfigurowany zgodnie z ogólnym schematem, a nie zgodnie z faktycznym przebiegiem pracy. W późniejszym czasie pojawiają się dodatkowe arkusze, ręczne poprawki i czynności wykonywane oprócz kluczowym systemem, czyli z uwagą te problemy, które miały zostać ograniczone.

Istotnym etapem jest przygotowanie danych wykorzystanych do przeniesienia. W praktyce nie każda informacja znajdująca się w starych bazach powinna natrafić do nowego środowiska. Przez lata mogą powstawać nieużywane kartoteki, powielone dane kontrahentów, stare cenniki czy zapisy dotyczące procesów, które już nie występują. Migracja wszystkiego bez wcześniejszego sprawdzenia zwiększa ilość danych wymagających późniejszej obsługi. Z drugiej strony zbyt daleko idące ograniczenie zakresu może utrudnić dostęp do informacji potrzebnych przy rozliczeniach albo analizie wcześniejszych operacji. Dlatego w trakcie przygotowań powinno się ustalić, które dane są konieczne, które powinno się uporządkować, a które można pozostawić w archiwum. Tyczy się to również dokumentów i powiązań między nimi. Jeśli informacje mają być wykorzystywane przez kilka działów, sposób ich zapisania powinien być spójny, ponieważ błędnie przygotowane dane mogą później wpływać na raporty, zestawienia a także kolejne operacje.

Wdrożenia Comarch obejmują nie tylko i wyłącznie kwestie związane z konfiguracją systemu. Bardzo istotną częścią prac jest przełożenie dotychczasowych zasad działania firmy na dokładnie sprecyzowane funkcje i procedury. Nierzadko okazuje się, że przyjęty wcześniej sposób wykonywania zadania wynikał wyłącznie z ograniczeń starego skryptu. W przeciwnym razie system może wymagać określenia dodatkowych reguł, np dotyczących obiegu dokumentów, uprawnień użytkowników lub momentu zatwierdzania określonych operacji. Takie decyzje mają praktyczne konsekwencje. Jeśli uprawnienia zostaną ustawione zbyt szeroko, dużo trudniej kontrolować, kto może modyfikować dane. Jeżeli będą zbyt ograniczone, pracownicy mogą być zmuszeni do przekazywania zadań innym osobom. Tak samo wygląda kwestia automatyzacji. Nie każdą czynność warto automatyzować tylko dlatego, że system daje taką możliwość. Najpierw należy ustalić, czy dana operacja jest powtarzalna, według jakich zasad przebiega i co trzeba stać w przypadku odstępstwa od standardowego scenariusza.

Po uruchomieniu nowego rozwiązania pojawia się jeszcze okres obserwacji jego działania. To właśnie wówczas można zauważyć sytuacje, których nie dało się przewidzieć podczas wcześniejszych rozmów i testów. Pracownik może wykonywać określone zadanie inaczej, niż zakładano, jeden proces może wymagać danych powstających w innym dziale, a nietypowe zamówienie może wymagać dodatkowego sposobu obsługi. Dlatego testowanie powinno obejmować nie tylko i wyłącznie typowe przypadki, niemniej jednak także błędne dane, korekty i sytuacje wyjątkowe. W sytuacji gdy wykorzystywane jest oprogramowanie Comarch, znaczenie moraz sposób współpracy poszczególnych modułów a także potencjalnych systemów umiejscowionych na zewnątrz. Zmiana jednego szczegółu może wpływać na obieg informacji w innych obszarach. Wdrożenia Comarch wymagają zatem spojrzenia na cały proces, a nie tylko na pojedynczą funkcję kodu. Dopiero wtedy można właściwie wycenić, które rozwiązania odpowiadają przyjętym zasadom pracy, gdzie potrzebne są dodatkowe ustalenia i jakie ograniczenia należy uwzględnić w codziennym korzystaniu z systemu.

Zobacz więcej: comarch oprogramowanie księgowe.